I. Pendahuluan
Ilmu administrasi memang sudah sejak lama identik dengan warna abu-abu yang memiliki makna kekaburan (absurd), namun hal itu bukan berarti bahwa administrasi adalah ilmu yang tidak jelas dan tidak memiliki arah tujuan. Administrasi yang secara konsep adalah sarana untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui upaya kerja sama dalam kelompok atas dasar rasionalitas tertentu, justru memiliki fungsi-fungsi dan nilai-nilai yang bersifatuniversal application (Zauhar, 1992). Unsur-unsur di dalam administrasi seperti organisasi, manajemen, komunikasi, tata usaha, personalia, keuangan, material, dan humas, juga akan selalu ada dalam setiap kegiatan administrasi walau bagaimanapun bentuknya.
Fungsi-fungsi yang bersifat universal application ini antara lainPlanning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Di mana sebenarnya dalam Organizing masih tercakup aspek staffing, dalam actuating yang masih tercakup aspek Directing dan Coordinating, serta dalamControlling yang masih tercakup aspek reporting dan budgeting, sehingga ada juga pakar administrasi seperti Luther H. Gullick dan Lyndall Urwick yang menyingkat fungsi-fungsi itu dengan sebutan POSDCoRB (Islamy, 1984).
Keempat fungsi tersebut memiliki muara yang sama, yaitu berusaha menciptakan nilai-nilai keteraturan dan keamanan, sehingga masyarakat dapat menyelesaikan segala permasalahan hidupnya dengan lebih mudah dan lebih nyaman. Keteraturan merupakan esensi dari administrasi yang dapat ditemukan di semua bentuk dan konsep dari administrasi, seperti administrasi bisnis, administrasi pemerintahan, administrasi dalam konsep tata usaha, ataupun administrasi dalam konsep pelayanan (Ali, 2004). Sebagai contoh adalah keteraturan yang terkandung dalam konsep tata usaha yang sangat membutuhkan adanya prosedur yang jelas dalam melakukanfiling arsip-arsip organisasi. Dengan terdapatnya suatu kejelasan prosedur, akan terdapat suatu keteraturan penyimpanan arsip-arsip yang menjamin arsip-arsip itu akan aman (tidak hilang) dan mudah untuk digunakan oleh entitas organisasi. Adanya keteraturan juga dapat menjadi indicator ada tidaknya administrasi. Administrasi tidak dapat diterapkan pada suatu kerumunan (crowd) yang tidak teratur dalam proses kerja samanya dan atau tidak memiliki suatu tujuan tertentu.
Hal di ataslah yang sebenarnya melatarbelakangi munculnya ilmu administrasi dan membuat administrasi akan selalu ada bersamaan dengan munculnya human race, serta akan selalu dipakai selama manusia masih hidup. Administrasi merupakan unsur absoluteyang harus ada dalam setiap usaha kelompok dan menandai setiap usaha pencapaian tujuan secara kolektif. Sekalipun administrasi itu berbeda bentuknya sesuai dengan sifat usahanya, namun secara substansial ia adalah sama. Nilai-nilai administrasi Insya Allah selalu ada, sekalipun ia berada di masyarakat primitif. Ia akan bertambah canggih seiring dengan bertambah maju dan kompleksnya masyarakat.
Administrasi merupakan alat dan bukan merupakan tujuan. Dengan demikian, maka tujuan akhir administrasi tidak berbeda dengan tujuan akhir organisasi (Zauhar, 1992). Administrasi diciptakan untuk melayani organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik. Oleh karena itu, administrasi dituntut untuk menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka menengah. Hal ini mencakup keteraturan aktivitas yang dilaksanakan, penyediaan dan penggunaan SDM dan material secara bijaksana, pengurangan pemborosan, keekonomisan dalam operasional, kepuasan pelanggan, kesejahteraan pegawai, pemecahan masalah secara cepat dan lain-lain.
Tidak ada organisasi yang sukses dalam mencapai tujuannya tanpa didukung oleh administrasi yang efektif. Di dalam konteks yang agak luas, pencapaian tujuan ekonomi, sosial, politik, militer, atau keagamaan dari suatu organisasi sangatlah bergantung pada administrasi yang efisien. Usaha kelompok bertanggung jawab untuk memajukan masyarakat dan sebaliknya kemajuan masyarakat ditunjang oleh proses administrasi yang berkelanjutan dan tertib dalam implementasinya. Administrasi yang efisien secara nyata memberikan andil yang sangat besar bagi suksesnya suatu organisasi, yang pada akhirnya mengarah pada kemakmuran masyarakat. Oleh karena itulah, ilmu administrasi hadir untuk membuat manusia lebih mengerti cara untuk menjalani hidup dengan teratur.